Om inzicht te geven omtrent de procedure rondom aanmelden, stemmen en nominaties, zijn hieronder de belangrijkste artikelen uit het reglement opgenomen.

Artikel 5 Aanmelden kandidaten voor nominatie
1. Door middel van:
a. het aanschrijven van sportverenigingen en -organisaties binnen de gemeente Amersfoort
b. de plaatselijke pers
c. andere de commissie ter beschikking staande communicatiemiddelen
worden de sportverenigingen en –organisaties én de inwoners van de gemeente Amersfoort in de gelegenheid gesteld kandidaten voor te dragen voor de nominaties van de Amersfoortse Sportman, Sportvrouw, Sportploeg, Sporttalent van het jaar. Kandidaten die vallen onder de categorie Special/Masters of Oevre prijs dienen te worden aangemeld onder één van de 5 categorieën.

Het voordragen van een kandidaat dient door middel van een daarvoor bestemd aanmeldingsformulier te geschieden en wel vóór een door de Projectgroep te bepalen datum. De voordrachten dienen (op basis van een format) voorzien te zijn van een motivatie inclusief foto’s (digitaal) en contactgegevens voor nadere informatie.

2. Het staat de jury vrij de lijst met aanmeldingen aan te vullen, mits deze aanvulling voldoet aan alle criteria zoals genoemd in Artikel 8.

Artikel 6 Extra prijzen
Het staat de jury vrij om elk jaar bij voldoende afgewogen kwaliteit een mogelijk extra prijs uit te reiken voor MAXIMAAL 1 van de onderstaande categorieën:
a. Sport Master: sporter met aansprekende resultaten in de Masterdivisie
b. Sport Special: gehandicapte sporter met aansprekende resultaten in het voor die sport hoogste niveau voor parasporters
c. Oevreprijs: gestopte trainer/sporter/coach/bestuurder met een bijzondere sportcarrière

Artikel 7 Nominatie 
Vanuit alle aangemelde kandidaten nomineert de jury per categorie een Top 3. Deze genomineerden worden bekendgemaakt en gaan verder in de verkiezingsprocedure Sport (zie artikel 9).
Voor de extra prijs (Masters/ Special/ Oevre) is er géén verdere verkiezingsprocedure. De jury kiest de winnaar rechtstreeks uit de aanmeldingen.

Artikel 8 Criteria voor Nominatie Sport
1. De te nomineren Sportmannen, Sportvrouwen, Sportploegen en Sporttalenten dienen hun tak van sport te beoefenen onder auspiciën van een bij /door het NOC*NSF aangesloten/erkende sportbond of sportorganisatie.
2. De genomineerde Sportploegen dienen hun sportieve activiteiten te verrichten onder auspiciën van een sportvereniging of een sportorganisatie binnen de gemeente Amersfoort.
3. De genomineerde Sportmannen, Sportvrouwen en Sporttalenten dienen woonachtig te zijn in de gemeente Amersfoort of lid te zijn van een Amersfoortse sportvereniging, in het betreffende jaar van het sportgala.
4. De meetperiode voor de prestaties beslaat:
– De maanden oktober, november en december van het voorgaande jaar
– De maanden januari tot en met september van het lopende jaar
5. De prestatie van de te nomineren Sportmannen, Sportvrouwen, Sportploegen en Sporttalenten dient in verhouding te staan tot andere sportbeoefenaren binnen de gemeente en hun tak van sport. De prestatie is tevens gerelateerd aan het niveau in de sport waarin ze uitkomen (internationaal, landelijk, regionaal, plaatselijk).

Artikel 9 Criteria voor de Nominatie Sportvereniging

De genomineerde sportvereniging kan zich onderscheiden door:
– Bijzondere (top)sportprestaties als vereniging
– Bijzondere aandacht voor talentontwikkeling
– Bijzonder aandacht voor maatschappelijke projecten
– Organisatie van een bijzonder sportevenement; dit kan zowel een topsportevenement als een sportevenement voor een grote groep inwoners van Amersfoort zijn
– Bijzondere bijdrage als vereniging aan de sport in Amersfoort in het algemeen

Artikel 10 Procedure Verkiezing Sport
1. De leden van de Jury ontvangen de door de inwoners van Amersfoort aangemelde kandidaten voor de verkiezing van de Projectgroep.
2. De vijf leden van de jury stellen de nominaties vast. Voor iedere categorie worden 3 genomineerden voorgedragen. Elk jurylid beoordeelt de kandidaten op de volgende in het aanmeldingsformulier aangegeven onderdelen:
• Omschrijving van de prestatie
• Omstandigheden waaronder de prestatie is geleverd
• Zwaarte van de competitie waarin de prestatie is geleverd
3. De Jury bepaalt aan de hand van de aanmeldingen of er prijzen worden uitgereikt in de extra categorieën (Oevre/Special/Masters)
4. Wethouder Sport is voorzitter van de jury, maar heeft géén stemrecht
5. Bewoners van Amersfoort kunnen in alle 5 categorieën één stem uitbrengen via de website.
6. De genomineerde met de meeste publieksstemmen krijgt 3 punten, de tweede krijgt 2 punten en de genomineerde met de minste stemmen krijgt 1 punt.
7. Vervolgens kent ook de jury punten toe aan de genomineerden:
– 3 punten voor de winnaar
– 2 punten voor de nummer 2
– 1 punt voor de nummer 3
8. De punten van de publieksstemming en de jurybeoordeling worden bij elkaar opgeteld en de winnaars worden bepaald. Bij een gelijk aantal punten neemt de jury de eindbeslissing.
9. De jury schrijft een eindrapport voor de winnaars van iedere categorie.
10. De voorzitter en de secretaris van de jury zijn eindverantwoordelijk voor het juryrapport maar hebben geen stemrecht.
10. Er kan niet worden gecorrespondeerd over de einduitslag.